Documentation Organisateur

Démarrage · 2 min

Tableau de bord organisateur

À votre première connexion, le tableau de bord regroupe vos organisations (clubs, associations), vos événements en cours et à venir, vos clés de licence et l'accès à la documentation. C'est votre point de départ pour toutes les actions.

Tableau de bord

Cyclo Club de Chartres

+ Nouvel événement 1

Vos événements (3)

Brevets de Chartres — Les 2 vallées

Samedi 08 mai · 196 engagés

EN COURS 2

Trail des Crêtes 2026

J−12 · 142 engagés

À VENIR

10 km de Saint-Florent

Brouillon · à compléter

BROUILLON

Bouton "+ Nouvel événement"
Disponible en permanence en haut à droite. Lance le formulaire de création.
Liste de vos événements
Tous les événements de vos organisations. Badge coloré pour identifier rapidement l'état : Brouillon, Publié, En cours, Terminé, Archivé.
Cliquez pour ouvrir
Le détail d'un événement donne accès à ses épreuves, ses participants, ses clés bénévoles, et son tableau de contrôle live.

Démarrage · 2 min

Acheter et activer une clé de licence

Chaque événement consomme une clé de licence. Une clé définit les limites de votre événement : nombre de participants, modes de chronométrage autorisés, options BRM. Achetez votre clé depuis l'espace Clés de licence, puis liez-la à votre événement à la création.

Les plans typiques :

Starter : jusqu'à 100 participants, départ en masse
Standard : jusqu'à 500 participants, départ en masse ou par vagues
BRM : dédié aux brevets, homologation FFCT
Premium : 1500+ participants, tous modes, support prioritaire

Une clé est nominative et liée à votre organisation. Elle reste valide tant qu'elle n'a pas été utilisée pour un événement effectivement déroulé.

Démarrage · 8 min

Créer votre premier événement

Le tutoriel le plus consulté : passer de zéro à un événement verrouillé, prêt pour le départ. Comptez 8 minutes si vous avez votre clé de licence, votre fichier Excel d'inscriptions et — idéalement — votre trace GPX.

Cliquez sur « + Nouvel événement »
Depuis le tableau de bord. Le formulaire s'ouvre.
Renseignez les infos générales
Nom, dates (début et fin), lieu, organisation, clé de licence à utiliser. Le type d'événement (BRM, classement, sans classement) conditionne les options qui suivent.
Créez vos épreuves
Une épreuve = une distance. Un BRM 200 + un BRM 300 = 2 épreuves dans le même événement. Voir l'article Configurer les épreuves.
Importez la trace GPX (optionnel mais recommandé)
Active la carte réelle et le profil d'élévation sur la fiche de suivi participant. Voir Importer une trace GPX.
Définissez les points de contrôle
Au minimum un Départ et une Arrivée. Pour les épreuves longues : points de contrôle intermédiaires avec barrières horaires si besoin.
Importez les participants Excel
Modèle fourni. Voir Importer les participants.
Créez les clés bénévoles et envoyez-les
Une clé par bénévole, idéalement liée à son point de contrôle. Voir Clés bénévoles.
Verrouillez l'épreuve
État « Prête ». Bloque les modifications majeures et active l'interface bénévole. Voir Verrouiller l'épreuve.

Configuration · 5 min

Configurer les épreuves

Une épreuve représente une distance ou un format spécifique au sein d'un événement. ChronoKey supporte 3 modes de chronométrage qui déterminent comment le départ est géré.

Les 3 modes de chronométrage

● DÉPART EN MASSE

Tout le monde part en même temps. Un seul chrono global. Trail, 10km, ultra.

1

● DÉPART PAR VAGUES

Départs échelonnés par vagues (élites, seniors, masters…). Cyclosportive, course en peloton.

2

● DÉPART INDIVIDUEL

Chaque coureur a son propre temps de départ. BRM, contre-la-montre, départ libre.

3

Départ en masse (groupé)
Le plus simple. Vous lancez le chrono à l'heure officielle ; tous les pointages se comparent à cette heure de départ unique.
Départ par vagues
Définissez des vagues avec des plages de dossards. Chaque vague démarre indépendamment. Voir Vagues de départ.
Départ individuel
Le 1er pointage au point de contrôle de départ déclenche le chrono du coureur. Active Auto-pointage au départ si vous voulez que les participants se pointent eux-mêmes par GPS.

Configuration · 3 min

Importer une trace GPX

À l'import GPX, ChronoKey extrait automatiquement la distance, le dénivelé cumulé, les points nommés du fichier et stocke la trace complète. Cela alimente : la vraie carte du parcours sur la fiche de suivi individuel, le profil d'élévation, et la création automatique des points de contrôle Départ / Arrivée.

Glissez-déposez le fichier .gpx
Zone dédiée dans le formulaire d'épreuve. Limite : 10 Mo. Compatible GPX 1.0/1.1 et extensions Garmin / Komoot / Strava / OpenRunner.
Vérifiez les données extraites
Distance, D+, nombre de points de contrôle intermédiaires. Ajustez leur nom si les points nommés du fichier ont des intitulés génériques.
Optionnel : activer l'auto-pointage GPS
Une case à cocher applique l'auto-pointage GPS à tous les points de contrôle créés depuis le GPX, avec un rayon de zone GPS par défaut (200 m, ajustable).

La trace est simplifiée à 2000 points pour limiter le poids des pages. La précision visuelle reste excellente, le rendu côté participant est fluide.

Configuration · 4 min

Gérer les points de contrôle

Un point de contrôle est un lieu physique où le passage des coureurs est enregistré. Chaque épreuve a au minimum un point de contrôle Départ et un point de contrôle Arrivée. Les intermédiaires permettent de suivre la progression, calculer des temps intermédiaires, gérer des barrières horaires, et déclencher l'auto-pointage GPS.

Types de points de contrôle

Départ : référence pour le calcul des temps
Arrivée : déclenche le statut "Terminé" du participant
Intermédiaire : tout le reste (ravitaillements, contrôles)

Options par point de contrôle

Coordonnées GPS : latitude/longitude, indispensables pour l'auto-pointage
Auto-pointage GPS : permet aux participants de pointer eux-mêmes
Rayon de la zone GPS : distance autour du point de contrôle qui valide le pointage (50–5000 m)
Mode de zone GPS : Avertissement (signale mais accepte) ou Strict (refus inconditionnel)
Barrière horaire : heure limite de fermeture du point de contrôle — au-delà, le coureur est marqué hors délai

Un même point de contrôle physique peut être partagé entre plusieurs épreuves du même événement (utile pour les BRM où plusieurs distances utilisent les mêmes contrôles).

Configuration · 2 min

Configurer des départs par vagues

En mode départ par vagues, les coureurs partent par groupes : élites, seniors, masters, féminines, etc. Chaque vague définit une plage de dossards et une heure de départ propre. Le chronomètre démarre indépendamment pour chaque vague quand vous la lancez.

Depuis l'épreuve, ajoutez vos vagues
Nom (ex. "Élites Femmes"), plage de dossards (1-50), heure prévue de départ.
Importez ou créez les participants en cohérence
Les participants doivent avoir un dossard dans la plage de leur vague. ChronoKey alerte en cas d'incohérence.
Lancez chaque vague le jour J
Bouton "Lancer cette vague" sur le tableau de contrôle. Décompte affiché, possibilité d'antidater de quelques secondes en cas de retard.

Préparation · 4 min

Importer les participants depuis Excel

Le moyen le plus rapide d'alimenter votre événement : un fichier Excel avec une ligne par coureur. ChronoKey reconnait automatiquement les colonnes standards et propose un mapping interactif pour les autres.

Colonnes reconnues automatiquement

dossard · nom · prenom · email · telephone
date_naissance · sexe (H/F) · club · epreuve
Pour les BRM : code_acp, medaille (oui/non)

Cliquez sur "Importer participants"
Depuis la page Participants de votre épreuve. Glissez votre .xlsx ou .csv.
Validez le mapping des colonnes
ChronoKey pré-remplit la correspondance. Ajustez si nécessaire. Un aperçu affiche les 5 premières lignes mappées.
Lancez l'import en mode "Aperçu"
Aucune écriture en base. Détecte les erreurs : dossards en doublon, email manquant, etc.
Confirmez en mode "Écriture"
Les participants sont créés en état Confirmé par défaut. Un récapitulatif liste les imports réussis / erreurs.

Téléchargez les modèles Excel depuis le bouton « Télécharger un modèle ». Trois variantes : standard, multi-épreuves (colonne epreuve), BRM (colonnes ACP).

Préparation · 1 min

Envoyer les liens d'accès aux participants

Les participants accèdent à leur espace via un lien unique reçu par email. Vous pouvez envoyer ce lien individuellement (depuis la fiche d'un participant) ou en masse à tous les participants confirmés ayant une adresse email.

Vérifiez que les emails sont renseignés
L'envoi groupé ignore les participants sans email. Une modale affiche le total et signale les exclusions.
Cliquez sur "Envoyer aux confirmés"
En haut de la page Participants. Une modale demande confirmation avec le compte exact.
Suivez le rapport d'envoi
Message de succès : "X liens envoyés." Si certains envois échouent, les participants concernés sont listés.

Préparation · 3 min

Créer et envoyer les clés bénévoles

Chaque bénévole a sa propre clé d'accès, un code unique sécurisé. Vous pouvez la verrouiller sur un point de contrôle précis (le bénévole ne verra que ce point de contrôle) ou la laisser libre (il choisit son poste à l'arrivée). Transmission par email avec lien direct ou par QR code à scanner sur place.

Depuis l'événement, ouvrez "Clés d'accès"
Liste des clés déjà créées avec leur statut (active, révoquée, expirée).
Créez une clé pour chaque bénévole
Email du bénévole + nom + point de contrôle de référence (optionnel) + verrouillage sur ce point (oui/non).
Envoyez le lien d'accès
Bouton "Envoyer par email" — le bénévole reçoit un lien d'accès sécurisé. Ou imprimez le QR à afficher au PC course.
Suivez l'utilisation
L'écran de gestion affiche dernière connexion, nombre de pointages effectués, statut en ligne / hors ligne.

Vous pouvez révoquer une clé à tout moment depuis sa fiche (en cas de perte de téléphone, abandon de poste…). Le bénévole est instantanément déconnecté.

Préparation · 1 min

Verrouiller l'épreuve (état « Prête »)

Avant le départ, vous devez verrouiller l'épreuve. Cela la passe de l'état Brouillon à Prête. Les bénévoles peuvent désormais voir les points de contrôle depuis leur interface et préparer leur poste. La structure (points de contrôle, vagues) est figée pour éviter les modifications de dernière minute.

Prérequis avant verrouillage

Au moins 1 point de contrôle Départ et 1 point de contrôle Arrivée définis
Au moins 1 participant confirmé
Pour le mode départ par vagues : au moins 1 vague créée
Pour le mode départ individuel avec auto-pointage : coordonnées GPS du point de contrôle Départ

Une fois verrouillée, l'épreuve ne peut plus être remise en brouillon facilement. Les corrections de dernière minute (ajout d'un coureur, changement d'un point de contrôle) restent possibles mais demandent une confirmation explicite.

Jour J · 2 min

Démarrer la course

Le moment de vérité : un clic, le chrono démarre. Selon le mode de chronométrage, le bouton se comporte différemment.

Départ en masse : un bouton « Démarrer la course » lance le chrono global. Confirmable à la seconde près, antidatable de quelques secondes pour les départs ratés.
Départ par vagues : un bouton par vague. Vous lancez chaque vague à son tour selon le planning.
Départ individuel : pas de bouton de démarrage central. Le 1er pointage de chaque coureur au point de contrôle Départ déclenche son chrono personnel.

En cas de faux départ, vous pouvez réinitialiser la course (action « Réinitialiser »). Tous les participants reviennent à l'état Confirmé, l'épreuve repasse à Prête. Action protégée par une double confirmation.

Jour J · 5 min

Tableau de contrôle live

Une fois l'épreuve démarrée, votre tableau de bord se transforme en console de contrôle. Mise à jour automatique toutes les 10 secondes, classement en temps réel, flux des derniers pointages, alertes de pointages suspects.

Brevets de Chartres · BRM 200

EN COURS

Engagés

196

Sur la route

128

Homologués

54

Hors délai

14

1

Départ 196 CP1 182 CP2 156 CP3 128 2

RG DOS NOM HEURE MAJ

1 0027 DUPRÉ Anthony 04:52:11 8 s

2 0019 LEMAIRE Karine 04:53:02 32 s

3

Bandeau d'indicateurs en haut
Compteurs adaptés au type d'épreuve : engagés / sur la route / homologués / hors délai pour les BRM ; engagés / terminés / en course / abandons / premier pour les courses à classement.
Flux des points de contrôle
Visualisation du flux : combien de coureurs à chaque point de contrôle. Celui avec le plus d'activité récente est mis en évidence (gold).
Tableau du classement en direct
Top 20 par défaut, mise à jour automatique toutes les 10 secondes, filtre par épreuve et tri sur l'ordre d'arrivée (utile pour les BRM sans classement). Mise à jour intelligente : pas de rafraîchissement si rien n'a changé.

Jour J · 2 min

Mode grand écran TV pour la diffusion

Pour diffuser les résultats sur une TV ou un vidéoprojecteur lors de l'événement, ChronoKey fournit une page Grand écran dédiée : format 1920×1080, derniers pointages avec animation, dernière arrivée mise en avant, prochaines arrivées attendues. Bascule clair / sombre, mise à jour automatique toutes les 10 secondes.

Copiez le lien depuis votre événement
Bouton « Lien grand écran » en haut de la page événement et de la page épreuve. Copie l'adresse complète dans le presse-papiers.
Ouvrez le lien sur la machine connectée à la TV
Navigateur en plein écran (F11). La page est conçue pleine surface — pas d'en-tête ni de pied de page du site.
Choisissez le thème
Bascule Sombre / Clair en haut à droite. Le choix est mémorisé localement, vous le retrouvez à chaque rechargement.

Chaque nouveau pointage déclenche une animation d'entrée glissée avec flash gold sur la nouvelle ligne — signal visuel net pour les téléspectateurs.

Après · 3 min

Classement et homologation BRM

ChronoKey calcule automatiquement les classements généraux, par catégorie d'âge et par genre. Pour les BRM (Brevets de Randonneurs Mondiaux), pas de classement classique : statut binaire Homologué / Hors délai selon le délai de l'ACP.

Course à classement

Classement général : rang absolu par temps
Par catégorie d'âge : Junior, Senior, Vétéran 1/2/3…
Par genre : Hommes / Femmes
Recalcul automatique en fin d'épreuve ; recalcul manuel possible à tout moment

BRM / Audax

Délai d'homologation calculé selon le règlement ACP (BRM 200 : 13h30, 300 : 20h, 400 : 27h, 600 : 40h, 1000 : 75h)
Statut Homologué si arrivée dans le délai, Hors délai sinon
Pour la médaille : choix individuel par participant (case médaille à l'import ou à l'inscription)

Pénalités

Vous pouvez appliquer une pénalité manuelle (en secondes) à un participant pour un comportement contraire au règlement. Le rang est recalculé en conséquence. Une note explique la raison de la pénalité.

Après · 2 min

Exporter les résultats

Une fois la course terminée et les classements validés, ChronoKey propose plusieurs formats d'export selon vos besoins.

Excel (.xlsx) : toutes les colonnes, classements par catégorie, temps intermédiaires par point de contrôle
CSV simple : pour intégration dans un autre outil
PDF classement : prêt à imprimer / à afficher
PDF diplôme : un PDF individuel par coureur (en lot)
Carnet de route BRM (FFCT) : format officiel pour l'homologation, avec horodatage de chaque point de contrôle
Lien public : adresse permanente de la page de résultats à partager avec votre communauté

Le lien public reste accessible indéfiniment. Vos coureurs et leurs proches peuvent y revenir des années plus tard pour retrouver leurs résultats.

Cas d'usage

Cas Trail

Course nature, dénivelé important, points de contrôle souvent hors couverture réseau. ChronoKey est conçu pour ce contexte difficile.

Mode départ en masse recommandé (départ unique au coup de pistolet)
Auto-pointage GPS au point de contrôle de ravitaillement intermédiaire : utile si pas de bénévole disponible en altitude
Mode hors ligne bénévole indispensable sur les points de contrôle sans réseau
Barrières horaires par point de contrôle : les coureurs trop lents sont automatiquement marqués hors délai
Import GPX avec dénivelé pour le profil d'élévation sur la fiche de suivi